Przepisy, które mają dokładniej uregulować świadczenie takiej pracy, jeszcze nie weszły w życie, a już wiadomo, że mają przestać obowiązywać we wrześniu. Co więc będzie, gdy jesienią w Polsce nasili się epidemia koronawirusa?
Praca wykonywana poza stałym miejscem pracy, powszechnie zwana „pracą zdalną” lub „homeoffice” występuje u wielu pracodawców. Trudno w XXI w. nazwać to rozwiązanie nowatorskim. Przepisy, które dotyczą sposobu wykonywania pracy zdalnej, są jednak dopiero wypracowywane i wciąż widać w nich wiele niedoskonałości.
Regulacji pracy zdalnej na próżno szukać w Kodeksie pracy pomimo, iż od lat zabiegają o to środowiska pracodawców. Jak wskazuje BCC, brak przepisów dotyczących homeoffice stał się szczególnie widoczny w okresie wybuchu epidemii COVID-19. Okazało się, iż z dnia na dzień, wielu pracodawców musi umożliwić pracownikom wykonywanie pracy w domu, czego wynikiem jest obawa przed pracą w skupiskach ludzi.
Pod koniec maja, na stronie Internetowej Sejmu, opublikowany został rządowy projekt ustawy o dopłatach do oprocentowania kredytów bankowych udzielanych na zapewnienie płynności finansowej przedsiębiorcom dotkniętym skutkami COVID-19 oraz o zmianie niektórych innych ustaw. W treści projektu znalazły się m.in. przepisy modyfikujące Tarczę Antykryzysową w zakresie pracy zdalnej. Ustawodawca doprecyzował, iż:
- wykonywanie pracy zdalnej będzie możliwe wyłącznie jeśli pracownik będzie posiadał umiejętności techniczne oraz lokalowe do wykonywania takiej pracy a rodzaj pracy będzie na to pozwalał,
- środki pracy i materiały do pracy oraz obsługę logistyczną pracy zdalnej ma zapewnić pracodawca,
- praca zdalna może być wykonywana przy użyciu środków pracy niezapewnianych przez pracodawcę (np. prywatnego komputera pracownika), jeśli umożliwia to poszanowanie i ochronę informacji poufnych i innych tajemnic prawnie chronionych, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa, danych osobowych oraz tajemnicy pracodawcy,
- na polecenie pracodawcy pracownik ma obowiązek prowadzić ewidencję czynności jakie wykonuje,
- pracodawca może w każdym czasie cofnąć polecenie wykonywania pracy zdalnej,
- pracodawca odpowiada za bezpieczeństwo i higienę pracy zdalnej oraz za wypadki przy tej pracy tylko w zakresie związanym z zapewnionymi przez siebie środkami pracy lub materiałami do pracy.
Nie zmieniły się jednak zasadnicze kwestie. Otóż, praca zdalna nadal jest zaplanowana jako rozwiązanie tymczasowe, służące przeciwdziałaniu COVID-19, a przepisy jej dotyczące utracą moc we wrześniu 2020 r. Jak w takim razie zaplanować pracę zdalną na przyszłość, gdy regulacja opisana powyżej przestanie obowiązywać? – pytają przedsiębiorcy.
Remedium dla niedoskonałej regulacji pracy zdalnej, stanowić może dobrze przemyślany regulamin takiej pracy, który pracodawca powinien wprowadzić. Regulacja ustawowa nigdy nie będzie bowiem rozwiązaniem „skrojonym na miarę” indywidualnych potrzeb. Dużo lepiej sprawdzi się w takim zadaniu regulamin, opisujący zasady pracy zdalnej u danego pracodawcy.
W okresie obowiązywania regulacji zawartej w Tarczy Antykryzysowej regulamin powinien bezwzględnie zachowywać zgodność z jej postanowieniami. Nawet po utracie mocy tych przepisów, można posiłkować się ich treścią przy jego tworzeniu. Aby regulamin był dobry, należy go stworzyć od podstaw samemu. Dobrze przygotowany regulamin będzie bowiem zabezpieczał interesy pracodawcy, a pracownikowi dawał pewność co do tego jakie ma prawa i obowiązki związane z pracą zdalną.
Obecnie, ustawodawca nie ograniczył pracodawcy w decydowaniu o tym ile dni w tygodniu pracownik może pracować zdalnie, a ile stacjonarnie. Wydaje się to uzasadnione, ponieważ trudno przewidzieć aktualne potrzeby, związane chociażby z kwarantanną niektórych pracowników. Po okresie obowiązywania przepisów „specustawy”, praca zdalna powinna być jednak planowana w taki sposób, aby nie stanowiła telepracy (czyli regularnego świadczenia pracy poza siedzibą pracodawcy za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej, co zostało już uregulowane w kodeksie pracy).
Praca zdalna powinna być więc wykonywana okazyjnie, nieregularnie. W praktyce, najczęściej regulaminy pracy zdalnej określają możliwość pracy zdalnej przez 1 lub maksymalnie 2 dni tygodniowo. Nie należy definiować dokładnych dni tygodnia (np. zapisywać, iż zawsze jest to piątek), aby uniknąć regularności, która wiąże się z telepracą.
Pracodawca powinien określić jasne zasady dotyczące kwestii technicznych wykonywania pracy zdalnej. Przede wszystkim tego, z jakich urządzeń pracownik powinien korzystać. Gdy mowa o komputerze i smartfonie to wydaje się, że powinien te narzędzia zapewnić pracodawca lub wypłacać ekwiwalent pieniężny za korzystanie z urządzeń prywatnych pracownika.
Absolutnym standardem powinno być w dzisiejszych czasach określenie zasad bezpieczeństwa danych – z jakich punktów można łączyć się z Internetem, jakie oprogramowanie może instalować pracownik, jakie są zasady szyfrowania służbowych plików, jakie działania powinien stosować pracownik, aby nikt niepożądany nie odczytał firmowych dokumentów.
W praktyce nierealnym jest, aby pracodawca ściśle określał warunki bhp w miejscu wykonywania pracy zdalnej, ale już pouczenie pracownika dotyczące ergonomii pracy nie wydaje się czymś nadmiernym. Nic nie zwalnia także z obowiązku wykonywania badań profilaktycznych, które nadal powinny być pracownikom zapewniane przez pracodawcę. Pracodawca powinien odpowiedzieć sobie także na jedno bardzo istotne pytanie – czy pracownik może samodzielnie decydować o miejscu, z którego praca zdalna będzie wykonywana? Wbrew pozorom nie powinno się tego elementu zupełnie pomijać. Inaczej bowiem wygląda zabezpieczenie służbowego komputera w miejscu zamieszkania pracownika, a inaczej w kawiarni (gdzie przecież wiele osób lubi pracować).
Regulamin powinien również jasno określać kiedy, w jakich warunkach i z jakim wyprzedzeniem, pracodawcy wolno wydać polecenie, aby pracownik zaprzestał wykonywania pracy zdalnej. Ważnym elementem jest też kontrola wykonywania pracy. Regulamin musi określać zasady kontroli w taki sposób, aby z jednej strony umożliwiły realny nadzór nad wykonywaną pracą, a z drugiej, nie ingerowały nadmiernie w prawo pracownika do prywatności.