Dla własnego dobra powinniśmy bardzo skrupulatnie przechowywać wszystkie dokumenty związane z naszym zatrudnieniem.
– Ten akt prawny ma dwa założenia. Po pierwsze, pracodawcy będą przechowywać akta pracownicze krócej: 10, zamiast obecnych 50 lat. Po drugie, będą mogli prowadzić taką dokumentację w postaci elektronicznej, co jest wyjściem naprzeciw trwającej już w biznesie cyfrowej transformacji – tak wiceminister przedsiębiorczości i technologii Mariusz Haładyj wyjaśnia powody przyjęcia ustawy dotyczącej elektronizacji i nowych okresów przechowywania akt pracowniczych.
Senatorowie przyjęli bez poprawek ustawę dotyczącą elektronizacji i krótszego okresu przechowywania akt pracowniczych. Tym samym ustawa przeszła przez parlament i zostanie teraz podpisana przez prezydenta Andrzeja Dudę. Zmiany wejdą w życie 1 stycznia 2019 r.
Żeby zmniejszyć koszty
Wiceminister Mariusz Hałdayj podkreśla, że trudno znaleźć uzasadnienie dla aktualnie obowiązującego, 50-letniego okresu przechowywania akt pracowniczych. Ten termin jest prawdopodobnie jednym z najdłuższych na świecie, a mimo to wcale nie gwarantuje, że pracownik otrzyma od byłego pracodawcy dokumenty potrzebne do wyliczenia emerytur – o czym świadczą problemy, jakie byli pracownicy mają ze zgromadzeniem dowodów potrzebnych do ustalenia ich kapitału początkowego.
Najważniejszym powodem skrócenia terminów przechowywania akt są jednak wydatki, które chce zmniejszyć obecny rząd. Jak podaje ministerstwo przedsiębiorczości i technologii, roczne koszty administracyjne z tytułu prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej przedsiębiorców wynoszą ok. 130 mln zł. Skrócenie okresu przechowywania oraz elektronizacja znacząco obniżą te nakłady. Jak bardzo? Nie wiadomo, a wyliczenia resortu trzeba przyjąć na słowo, bo przecież nie ma ich jak sprawdzić.
Ustawa przewiduje, że pracodawcy dlatego będą mogli przechowywać akta pracownicze tylko przez 10, a nie 50 lat, ponieważ to Zakład Ubezpieczeń Społecznych powinien dysponować wszystkimi danymi potrzebnymi do uzyskania świadczeń i ustalenia ich wysokości. I jest nadzieja, że się wywiąże z tego obowiązku.
Od 10 do 50 lat
Możliwości skorzystania z nowych okresów przechowywania akt pracowników są zróżnicowane, w zależności od daty podjęcia przez nich pracy.
Najkrótszy termin dotyczy osób zatrudnionych od 1 stycznia 2019 r. Dokumentacja pracowników zatrudnionych od tego dnia będzie przechowywana 10 lat. Potem – może zostać zmielona. Pracodawcy będą w tym czsie przesyłać do ZUS rozszerzone, imienne raporty miesięczne pracowników i pracodawców. W raportach znajdą się dane potrzebne do ustalenia wysokości emerytury lub renty (m.in. wysokość zarobków za konkretny okres).
Informacje te ZUS zapisze na koncie ubezpieczonego. Dzięki temu pracownicy już nie będą musieli udowadniać przed ZUS historii swojego zatrudnienia i uzyskiwać od byłego pracodawcy np. zaświadczenia o zatrudnieniu i wynagrodzeniu.
Z drugiej jednak strony, gdy okaże się, że pracodawca przesłał do ZUS niepełne dane, to po upływie wspomnianych 10 lat już nie będzie żadnej możliwości, by wyegzekwować od niego uzupełnienie braków. W interesie pracowników powinno więc leżeć, aby sami skrupulatnie gromadzili i przechowywali wszelkie dane o swoim zatrudnieniu.
Jeśli chodzi o pracowników zatrudnionych od 1 stycznia 1999 do 31 grudnia 2018 r., to pracodawca będzie mógł również skrócić do 10 lat okres przechowywania dokumentacji swoich obecnych lub byłych pracowników. Pracodawca skorzysta z tego rozwiązania jeśli złoży w ZUS raport informacyjny, w którym znajdą się informacje niezbędne do wyliczenia emerytury lub renty konkretnego pracownika. Nie musi tego robić, ale jeśli już się zdecyduje, będzie to także decyzja na przyszłość – nie podlegająca zmianie i dotycząca wszystkich pracowników. Jeżeli pracodawca nie przekaże takich raportów informacyjnych, będzie zobowiązany przechowywać dokumentację pracowniczą przez 50 lat.
Natomiast dokumentację pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 r. pracodawca będzie przechowywał tak jak dotychczas, przez 50 lat. Niestety, często jest to teoria, bo gdy działalność kończą zwłaszcza mniejsze zakłady pracy, rzadko dbają o to, by przekazać te dokumenty w komplecie do archiwów państwowych.
Nowe zmiany oznaczają, że coraz mniej będzie akt gromadzonych przez dłużej niż 10 lat. Pracownicy powinni zostać poinformowani przez pracodawców lub ZUS o okresie przechowywania ich dokumentacji.
Nie będziemy niszczyć najprędzej
Polska nie jest jedynym krajem Unii Europejskiej, w którym obowiązywać będzie zaledwie dziesięcioletni okres przechowywania dokumentacji pracowniczej. Już obecnie istnieje on w Finlandii, jeszcze krótszy bo zaledwie pięcioletni jest w Danii. W Czechach okres ten wynosi od trzech do 30 lat, w Niemczech od sześciu do dziesięciu lat, w Holandii od siedmiu do 11.
Co istotne, w naszym kraju e-dokumentacja zacznie być traktowana na równi z papierową. Od 1 stycznia 2019 r. pracodawca będzie mógł bowiem przechowywać dokumentację osobową i płacową w postaci elektronicznej (teraz może przechowywać tylko w formie papierowej). Jeśli się na to zdecyduje, dokumenty papierowe zostaną zeskanowane i opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Jeżeli oprócz pracodawcy także i pracownik będzie dysponować kwalifikowanym podpisem elektronicznym, to e-dokument powstanie bez konieczności skanowania dokumentu papierowego.
Pracodawcy już dziś tworzą dokumenty w postaci elektronicznej, ale mogli je traktować tylko jako wersję pomocniczą. Teraz będą mogli w pełniejszym zakresie korzystać z cyfryzacji dokumentacji. Przyspieszy to proces opracowywania akt, skróci czas ich przeszukiwania, poprawi jakość i zredukuje koszty. Szacunki Ministerstwa Przedsiębiorczości i Technologii wskazują, że dzięki takiej digitalizacji koszty firmy, która zatrudnia około 500 pracowników, mogą być zmniejszone nawet o około 200 tys. zł rocznie.
W ustawie znalazła się jeszcze jedna zmiana, o której warto wspomnieć, bo dostosowuje ona prawo do oczekiwań pracowników i pracodawców. Otóż, pensja będzie wypłacana domyślnie, z założenia, na konto pracownika. Żeby dostać ją w gotówce, pracownik będzie musiał złożyć pracodawcy stosowne oświadczenie. Dzisiaj jest odwrotnie. Domyślną formą jest wypłata wynagrodzenia w gotówce. Co w istocie nie ma większego znaczenia, bo zatrudniony i tak dostanie wypłatę w sposób taki, jaki jest akurat najwygodniejszy dla pracodawcy.