Rząd Prawa i Sprawiedliwości nie zadbał o odpowiednie przygotowanie urzędów i instytucji do funkcjonowania na odległość.
Według danych Eurostatu, na początku 2019 r. w Polsce pracowało na odległość zaledwie 5,4 proc. pracowników. Jednak po tym, jak w marcu 2020 r. epidemia zaczęła przybierać na sile, konieczne stało się podjęcie odpowiednich działań, mających zahamować rozprzestrzenianie się koronawirusa. Jednym z nich była właśnie praca zdalna.
W 2020 r. liczba pracowników wykonujących swoje zadania na odległość wzrosła w Polsce do 8,9 proc., co stanowiło kiepski wynik i dawało nam 15 pozycję wśród 27 krajów Unii Europejskiej. W dodatku, jakość tej pracy trudno uznać za zadowalającą.
Nieefektywna – tym jednym słowem Najwyższa Izba Kontroli ocenia organizację pracy zdalnej w związku z Covid-19 w skontrolowanych instytucjach publicznych. Na 40 zbadanych urzędów aż 34 nie były przygotowane do wykonywania zadań na odległość, głównie z powodu braku sprzętu i barier technicznych.
W efekcie zaledwie 32 proc. pracowników skontrolowanych instytucji było w stanie realizować zdalnie kluczowe zadania. Reszta, czyli dwie trzecie, wykonywała prace niewymagające dostępu do systemów informatycznych, dokształcała się we własnym zakresie, brała udział w szkoleniach albo po prostu pozostawała do dyspozycji pracodawcy. W takiej sytuacji trudno mówić o rzetelnej i wydanej pracy.
W naszym kraju, mimo że liczba zakażeń rosła, lockdown był rozszerzany w pierwszym roku pandemii, a zakazy prowadzenia działalności dotykały kolejnych grup zawodowych, w skontrolowanych przez NIK instytucjach tryb pracy zdalnej był stosowany w coraz mniejszym zakresie – co oczywiście pogarszało sytuację epidemiologiczną.
Instytucje te przez cały czas nie zostały przygotowane na wypadek wprowadzenia ponownego nakazu pracy na odległość. Konieczne jest więc, zdaniem NIK, podjęcie działań systemowych, które doprowadzą wreszcie do cyfrowej transformacji administracji publicznej. Nieprzeprowadzenie tych zmian może stanowić, według Izby, poważne i realne zagrożenie dla jakości wykonywanych w trybie zdalnym usług publicznych, a nawet dla ciągłości funkcjonowania świadczących je instytucji.
Kontrola NIK objęła funkcjonowanie 40 instytucji publicznych w okresie od 1 marca 2020 r. do 23 czerwca 2021 r.: izby administracji skarbowej, oddziały ZUS, ośrodki pomocy społecznej, powiatowe urzędy pracy, prokuratury rejonowe, sądy rejonowe, urzędy gmin, urzędy skarbowe oraz trzy wojewódzkie oddziały Narodowego Funduszu Zdrowia i pięć regionalnych oddziałów Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego. Kontrolerzy zauważyli przede wszystkim brak sprzętu oraz bariery techniczne.
Choć w skontrolowanych przez NIK instytucjach, w których tryb pracy zdalnej został wprowadzony, opracowano i wdrożono właściwe procedury wewnętrzne, a także z reguły prawidłowo ewidencjonowano czas pracy, to sprawne jej zorganizowanie uniemożliwiały lub znacząco utrudniały brak sprzętu i bariery techniczne – a także kiepsko zorganizowany sposób zdalnego wykonywania zadań w przypadku czynności związanych z bezpośrednią obsługą interesantów.
Większość, bo 29 zbadanych instytucji, była wyposażona w niewielką tylko liczbę przenośnego sprzętu komputerowego. Niemal połowa nie miała zdigitalizowanych danych, a w przypadku 17 placówek, ze stworzonych dla nich systemów informatycznych można było korzystać tylko stacjonarnie, co oczywiście uniemożliwiało zdalny dostęp do dokumentów.
„Najsłabiej wyposażone w sprzęt komputerowy były regionalne oddziały KRUS, a także jednostki samorządowe i prokuratury rejonowe, w których nawet rok po ogłoszeniu stanu epidemii (w trakcie trzeciej fali) stosunek liczby komputerów przenośnych do liczby pracowników nie przekraczał 10 dane. W pozostałych instytucjach wahał się od 17 proc. do 60 proc.” – zwraca uwagę NIK. Te dane dobrze pokazują, gdzie obecna ekipa rządząca ma jakość świadczenia usług publicznych.
Choć próbę poprawy wyposażenia podjęła samodzielnie duża część (60 proc.) skontrolowanych instytucji, to przez rok potencjał do pracy zdalnej większości z nich się nie zmienił. Najskuteczniej doposażone zostały izby administracji skarbowej i wojewódzkie oddziały NFZ, które już przed ogłoszeniem stanu epidemii stosunkowo najlepiej były przygotowane do takiego trybu pracy. Nie bez znaczenia był też charakter wykonywanych przez nie zadań, w niewielkim tylko stopniu polegających na bezpośredniej obsłudze interesantów.
NIK zwraca jednak uwagę, że mimo stopniowego zwiększania potencjału skontrolowanych placówek i wprowadzenia od 3 listopada 2020 r. nakazu pracy zdalnej, z każdą kolejną falą epidemii, pracę na odległość zlecano coraz mniejszej liczbie pracowników. Od marca do maja 2020 r. pracowało w takim trybie 65 proc. zatrudnionych, a od marca do kwietnia 2021 r. już tylko 29 proc.
Wydaje się, że to wynik założenia przyjętego przez PiS, polegającego na świadomym bagatelizowaniu znaczenia kolejnych fal pandemii. Władzy chodzi o to, żeby zwracanie uwagi na konsekwencje pandemii nie spowodowało spadku poparcia społecznego dla PiS, co mogłoby przełożyć się na gorszy wynik w wyborach. Polacy mogą więc umierać na COVID-19 (i jak widać, umierają najczęściej w Europie), ale zanim zachorują i umrą nie powinni zauważać, że pandemia wpływa na ich życie.
Co oczywiste, z reguły praca zdalna wykorzystywana była częściej w instytucjach, w których do dyspozycji pracowników było więcej przenośnego sprzętu komputerowego, a mniej barier techniczno-organizacyjnych, np. w izbach administracji skarbowej i wojewódzkich oddziałach NFZ. Zdarzały się jednak wyjątki, gdzie pracę na odległość zorganizowano stosunkowo dużej liczbie pracowników, mimo bardzo słabego zaplecza infrastrukturalno-technicznego. Przykładem mogą być niektóre prokuratury rejonowe i regionalne oddziały KRUS.
Początkowo, mimo braku odpowiedniego wyposażenia, pracę zdalną polecono pracownikom aż 90 proc. skontrolowanych przez NIK instytucji (w ogóle nie wprowadzono jej tylko w dwóch powiatowych urzędach pracy – w Środzie Wielkopolskiej i w Dąbrowie Tarnowskiej).
Szybko okazało się jednak, że brak realnych możliwości wywiązywania się z obowiązków, pozwalał pracownikom jedynie na wykonywanie tylko takich zadań, które nie były kluczowe z punktu widzenia pracodawcy i nie wymagały dostępu do systemów informatycznych. W efekcie, w przypadku blisko połowy pracowników skontrolowanych instytucji, praca zdalna polegała na samokształceniu lub udziale w szkoleniach.
Niemal wszyscy pracownicy, którym polecono pracę zdalną, korzystali z prywatnego dostępu do internetu i tylko dzięki temu, w tej nadzwyczajnej sytuacji, udało się ją jakoś zorganizować. Zdaniem Izby nie powinno być to jednak standardem, zwłaszcza, że pracodawcy nie zwracali podwładnym poniesionych z tego tytułu kosztów.
Pracownicy, którym od marca do grudnia 2020 r. polecano zdalne wykonywanie zadań, realizowali w tym trybie średnio co siódmą godzinę swojego czasu pracy. Zależało to od tego, czy w danej instytucji zlecano pracę zdalną ośmiogodzinną, czy np. półtora- lub dwugodzinną, jako uzupełnienie pracy stacjonarnej – a także od tego, czy praca ta miała charakter cykliczny, czy jedynie doraźny.
Najczęściej swoje obowiązki wykonywali na odległość pracownicy skarbówki: Izby Administracji Skarbowej w Krakowie (48 proc. czasu pracy pracowników realizujących zadania zdalnie), Izb Administracji Skarbowej w Opolu (34 proc.) i w Szczecinie (33 proc.), oraz Lubuskiego Oddziału NFZ w Zielonej Górze (32 proc.).
Dotychczasowy okres trwania pandemii w Polsce pokazał, że skontrolowane instytucje raczej nie szukały rozwiązań usprawniających pracę zdalną – a zwłaszcza takich metod pracy, które pozwoliłyby na bezpośrednią obsługę interesantów.
Przez ten czas nie wprowadzono również kompleksowych zmian w przepisach dotyczących pracy zdalnej ani programów (np. nie realizowano Programu Rozwoju Kompetencji Cyfrowych). Nie było też strategii, która określałaby cele, wskaźniki i oczekiwane rezultaty wartości transformacji cyfrowej w skontrolowanych instytucjach. Rząd PiS się po prostu tym wszystkim nie zajmował.
Kontrolerzy NIK wykazali także, że w urzędach i instytucjach z reguły nie przeprowadzano tam audytów czy kontroli, które pokazałyby bariery i dobre praktyki w ramach pracy zdalnej. Tym niemniej, kierownicy tych instytucji na własną rękę diagnozowali korzyści oraz problemy. Wśród tych korzyści najczęściej wymieniano zwiększenie bezpieczeństwa pracowników. Dyrektor Łódzkiego Oddziału Wojewódzkiego NFZ w Łodzi stwierdził na przykład, że w czasie pracy zdalnej zmniejszyła się absencja chorobowa, zwłaszcza wśród pracowników obciążonych chorobami przewlekłymi, którzy są bardziej podatni na zakażenie koronawirusem. Praca zdalna umożliwiła także większe skupienie intelektualne, a to przełożyło się na większą wydajność, choćby w przypadku rozpatrywania przez pracowników skarg czy rozliczania umów.
Z kolei zdaniem dyrektora Izby Administracji Skarbowej w Szczecinie, dzięki pracy zdalnej zmniejszyły się koszty wynikające z delegacji służbowych, eksploatacji budynków i organizowania szkoleń, poprawił się również komfort pracy w pokojach wieloosobowych. Są to oczywiste rezultaty pracy na odległość.
Natomiast wśród barier, kierownicy skontrolowanych instytucji najczęściej wymieniali specyfikę pracy, która uniemożliwia wykonywanie zadań na odległość, a także braki odpowiedniego sprzętu.
Wyniki kontroli NIK pokazały, że stan przygotowania badanych instytucji do pracy zdalnej jest niewystarczający i wymaga działań systemowych. „Z uwagi na finansową zależność od jednostek nadrzędnych, instytucje te nie mają wystarczających instrumentów, by na własną rękę przeprowadzić niezbędną transformację cyfrową” – podkreśla NIK.
Zdaniem Izby potrzebne są więc gruntowne zmiany, ze szczególnym uwzględnieniem działań finansowych i organizacyjnych, które pozwolą na doposażenie urzędów w przenośny sprzęt komputerowy, a także zastosowanie rozwiązań technicznych i prawnych umożliwiających zdalny dostęp do dokumentów.
NIK sformułowała w związku z tym szereg wniosków do premiera rządu PiS. Przede wszystkim, postuluje przedłożenie Sejmowi projektu ustawy wprowadzającej w kodeksie pracy uregulowania dotyczące pracy zdalnej – w tym precyzujące definicję tego trybu pracy (uwzględniającą miejsce jej świadczenia), a także wprowadzające prawa i obowiązki występujące po stronie pracodawcy i pracownika, zwłaszcza dotyczące sposobu rozliczania kosztów zdalnego realizowania zadań.
Konieczne byłoby też wprowadzenie rozwiązań wspierających proces rozwoju pracy zdalnej w podmiotach wykonujących zadania publiczne, stosownie do rekomendacji Rady Unii Europejskiej z maja 2020 r. Chodzi o to, by dało się sprawnie zastosować zdalny i elastyczny tryb świadczenia pracy, w przypadku przyszłych pandemii oraz sytuacji nadzwyczajnych. Konieczne jest zwłaszcza uwzględnienie działań finansowych i organizacyjnych, mających na celu doposażenie urzędów i instytucji w przenośny sprzęt komputerowy, oraz wprowadzenie rozwiązań technicznych umożliwiających zdalny dostęp do dokumentów.
NIK wnosi też o „Podjęcie działań zmierzających do wprowadzenia przepisów nakazujących wprowadzenie w podmiotach wykonujących zadania publiczne obowiązku prowadzenia dokumentów w formie elektronicznej, niezbędnej do efektywnego wykonywania czynności na odległość, celem zapewnienia ciągłości funkcjonowania tych podmiotów w przypadku wystąpienia sytuacji wymagających zdalnego wykonywania pracy”.
Uff! Takie jednozdaniowe zalecenie trudno nawet przeczytać, nie mówiąc już o zrozumieniu. Wydaje się więc, że realizacja tych wniosków przekracza możliwości intelektualne i organizacyjne obecnej ekipy rządzącej.